La figura del Revisor Fiscal es fundamental en el control y la fiscalización de las empresas en Colombia, pero sus funciones a menudo son objeto de interpretaciones erróneas. Una de las dudas más comunes surge en torno a la presentación y exhibición de los libros de comercio y contabilidad ante las autoridades que los requieran.
Para aclarar esta responsabilidad, el Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP), organismo de normalización técnica, ha emitido el Concepto 2025-0032, radicado el 11 de febrero de 2025. Este pronunciamiento es clave para definir las funciones y límites de actuación del Revisor Fiscal y de la administración de la sociedad.
¿El Revisor Fiscal es Responsable de la Presentación de Libros Contables?
La respuesta del CTCP es enfática:
«no se observa que [al Revisor Fiscal] le corresponda funcional o legalmente la presentación y exhibición de los libros de comercio y de contabilidad».
El Concepto subraya que el Revisor Fiscal debe guardar completa reserva sobre los actos o hechos que conozca en el ejercicio de su cargo, comunicándolos o denunciándolos solo en los casos expresamente previstos por la ley (Art. 214 del Código de Comercio). Su rol principal es la fiscalización y vigilancia de la contabilidad, asegurándose de que esta refleje la realidad financiera y verificando su adecuada conservación, pero no la custodia ni la exhibición directa.
¿Sobre Quién Recae la Responsabilidad de la Custodia y Exhibición de los Libros?
Si el Revisor Fiscal no es el encargado, ¿quién lo es? El CTCP aclara que la responsabilidad de la exhibición, examen y presentación de los libros del comerciante recae en el comerciante (propietario) o en la persona que lo represente.
En el contexto de una sociedad, esto significa que la Administración de la sociedad es la responsable. Específicamente, el representante legal es quien debe custodiar y presentar estos documentos ante las autoridades competentes.
El Código de Comercio (Art. 66) establece, además, que el examen de los libros debe practicarse en las oficinas o establecimientos del comerciante y en presencia de este o de su representante.
¿Cuál es el Rol del Contador Público en Relación con los Libros?
El Concepto 2025-0032 también diferencia claramente el rol del Contador Público de la Administración y del Revisor Fiscal. Mientras la Administración (representante legal) es responsable de la custodia y presentación, el
Contador Público es responsable de llevar la contabilidad correctamente.
La función del Revisor Fiscal, como se mencionó, se centra en la auditoría y el control, asegurando que la contabilidad se lleve de acuerdo con las normas legales y la técnica contable, y que las operaciones se ajusten a los estatutos.
¿Por Qué es Importante esta Aclaración para tu Empresa?
Comprender estas responsabilidades es fundamental para evitar confusiones, conflictos de funciones y, lo más importante, posibles sanciones.
- Claridad en las Funciones: Define de manera inequívoca quién es el responsable directo ante las autoridades para la presentación de los libros.
- Mitigación de Riesgos: Asegura que la persona correcta asuma la custodia y presentación, evitando que la empresa incurra en incumplimientos por asignación incorrecta de roles.
- Fortalecimiento del Control Interno: Permite que cada actor (Administración, Contador y Revisor Fiscal) se enfoque en sus responsabilidades específicas, optimizando el sistema de control de la empresa.
¿Cómo Puede Tributar Asesorar a tu Empresa sobre las Responsabilidades Contables y de Auditoría?
La correcta definición de roles y el cumplimiento de las obligaciones legales en materia contable y fiscal son pilares para la seguridad jurídica de cualquier organización. Las interpretaciones erróneas pueden generar vulnerabilidades y riesgos innecesarios.
En Tributar, ofrecemos asesoría especializada para garantizar que su empresa opere bajo los más altos estándares de cumplimiento:
- Clarificación de Responsabilidades: Le ayudamos a entender y diferenciar las funciones del Revisor Fiscal, el Contador Público y la Administración en relación con la contabilidad y la fiscalización.
- Asesoría en Cumplimiento Normativo: Lo guiamos en la implementación de procesos que aseguren la correcta custodia, presentación y mantenimiento de sus libros de comercio y contabilidad.
- Gestión del Riesgo: Identificamos y mitigamos posibles riesgos derivados de una inadecuada asignación de responsabilidades o un incumplimiento en la materia.
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